株式会社バックス | 導入事例

自社フローのこだわりを詰め込んだ
アサイン機能の開発で作業時間を約80％削減！

株式会社バックス

料理専門のシズル撮影会社。都内最大級、3フロア300坪の空間に8面のスタジオを完備。スチールカメラマン、動画カメラマン、フードコーディネーターなど「料理撮影に特化したプロ」が多数在籍している。

事業内容

撮影スタジオ

オリジナル機能開発
カスタマイズ
基本機能

導入前

撮影のたびに、スタッフのスケジュール調整に奔走

月60件超の撮影依頼のたびに、約50名の撮影スタッフに対して電話、メール、LINEを駆使して個別でスケジュールを確認していた。

進行を妨げる“課題”

アサインに時間がかかる（3日かかるケースも！）
オファー被り、漏れが発生
業務が属人化しており共有・可視化できていない
既存パッケージでは業務にフィットしない

導入後

業務をLINEに集約し、見える化・効率UPに成功！

撮影スタッフのアサインをLINEに一本化。やり取りを減らし、作業時間を約80％削減！
撮影スタッフの事前スケジュール登録により、空き状況がひと目で分かる！
アサイン業務の属人化を脱却し、管理画面での進捗見える化に成功◎
一括打診・仮押さえ・依頼・バラシなどの独自フローに柔軟対応◎

/BEFORE

導入前の背景や課題

事業内容について教えてください

弊社は、料理専門の撮影スタジオを運営しており、お客様から撮影依頼があると業務委託している約50名のカメラマン、フードコーディネーター、スタイリストのスタッフへそれぞれスケジュールの空きを確認し、案件依頼を行います。
1案件に対してスタッフを3～10人ほどのアサインする必要があり、案件数は約60件／月、多い月は100件ほどになります。

導入前に抱えていた課題について教えてください

アサイン業務は営業担当がLINE・電話・メールなどで個別に連絡を取るアナログな方法で行っており、属人化していました。
また、撮影日程が“仮”の案件も多く、スタッフをキープする必要があるためオファーが重複するケースや、スタッフ自身も自分の空き状況を把握できず、状況確認に時間を要していました。
さらに、返信が遅れるとアサイン完了までに3～4日かかることもあり、業務負荷が大きくなっていたのですが、既存のツールでは自社の運用フローに合わないこともあり、システム導入の検討が進まない状況でした。

/AFTER

導入後の変化と現場の声

KAKERUを導入した業務改善フロー

KAKERUの導入により、スタッフのスケジュールを可視化し、
管理者が独自機能を活用して効率的にアサインできる仕組みを整えました。

KAKERUを選んでいただいた理由はどんなところですか？

他のアプリはアルバイトのシフト管理に特化しており、1時間単位でのスケジュール設定や、締め切りの事前設定、データの保存期間が1週間に限定されているなど、機能や制約があらかじめ決まっていました。
一方で、KAKERUの場合は弊社の業務フローに合わせて柔軟に構築してくれる点が、自社のニーズに合っていました。

導入後の変化や効果について教えてください

オリジナルのスタッフアサインシステムを構築いただいたことで、アサイン業務の工数を約80％削減できたと感じています。
予定状況やアサイン状況の一覧での見える化に加え、個別だけでなく一括での打診が可能になったことで、作業の効率が大きく向上しました。
一括打診・仮押さえ・依頼確定・バラシ、スタッフスキル登録など、独自の運用に合わせた機能ができたおかげで毎回スタッフに予定を聞かなくても空き予定が分かるようになったことで、業務負荷だけでなく心理的な負担も軽減したと感じています。

社内でのKAKERUの評判はいかがですか？

お互い、不要なやり取りが減っている実感があるので、評判は上々です。
「オファーへの返事がスマホでカンタンにできる」「予定をあらかじめ登録しているので断るストレスが減った」…などの声が上がっています。

/VISION

これからのビジョン

今後、KAKERUで実現したいことはありますか？

「スマホからだけではなく、PCからも案件依頼できると嬉しい」「詳しいやり取りの履歴をカンタンに辿れるようにしたい」…など、更なる効率化に向けた意見が出るようになりました。
全てを一度に実現することは難しいですが、KAKERUスタッフの方と相談しながらより良い運用ができるよう、取り組んで行きたいと思います。