株式会社マニア・マニア（ワタナベエデュケーショングループ） | 導入事例 | KAKERU｜LINE公式アカウント拡張ツールで集客・予約管理・顧客管理を効率化！

芸能養成所における200社×200人のマッチング業務をシステム化！
Excel・手動管理から脱却し、スタッフの業務負担を8割削減！

株式会社マニア・マニア（ワタナベエデュケーショングループ）

ワタナベエンターテインメントのグループ会社として、俳優・歌手・お笑い芸人など、幅広い分野に対応した芸能スクールを運営している。

事業内容

芸能スクールの運営

顧客管理
予約管理
リッチメニュー
権限管理（管理者/事務所/学生）
カスタマイズ

導入前

事務所200社×学生200人の面接日程マッチングを1つのExcelで管理。
同時編集できず二度手間も増えており、業務負担が限界に…

事務所・学生の面接日程マッチング～合否通知まで、Excelで管理・手動更新しながら双方への連絡・調整業務をすべてスタッフが行っていた。

進行を妨げる“課題”

すべての日程調整を1つのExcelで管理しており、作業中は他スタッフが調整できない状態に
スタッフがExcel更新・事務所連絡・学生連絡をすべて行っており、業務過多に
LINEオープンチャットで学生に連絡しており、学生自身宛ての情報が埋もれてしまう状況
スケジュール調整に追われ、本来注力すべき業務や学生との関わりに時間を使えない

導入後

面接日程マッチング業務が8割削減され、本来の業務に集中できる環境が実現！

事務所・学生間のシステム操作で日程調整が完結。
調整状況が見える化され、スタッフの仲介業務がほぼゼロに！
学生への日程打診をLINEで個別自動配信し、伝達漏れや探しづらさを解消！
業務負担が軽減され、本来注力すべき業務や新たな取り組みに時間を使うことが可能に！

/BEFORE

導入前の背景や課題

事業内容について教えてください

ワタナベエンターテインメントのグループ会社として、俳優・歌手・お笑い芸人など、幅広い分野に対応した芸能スクールを運営しています。
学生が卒業するタイミングで「公開プレゼンテーション」というパフォーマンス発表の場を設けており、イベントに来場くださった約200社の事務所様と学生とのマッチングを行っています。

導入前に抱えていた課題について教えてください

膨大な日程調整業務に追われ、担当スタッフが業務過多になり、運用方法に限界を感じていました。
すべての日程をExcelで管理していたため、日程調整・Excel手動更新・事務所連絡・学生連絡の対応に追われ、本来の業務に十分な時間を割けない状況に。
また、学生への連絡はLINEオープンチャットのみで、多くの情報の中から自分宛ての内容を探す必要があり、スタッフ・事務所様・学生それぞれに大きな負担がかかっていました。

/AFTER

導入後の変化と現場の声

KAKERUを使ったフロー

KAKERUを選んでいただいた理由はどんなところですか？

もちろん他社とも比較しましたが、他社では2,000万円規模と言われてしまいました。そんな中、KAKERUはセミオーダー型のため、やりたいことが実現できる上に費用も現実的だったため、依頼を決めました。
担当の方とのやり取りもスムーズで、やりたいことを伝えると「ではこうすると更に良いですよね」とプラスの提案をしてくれたのも大きかったです。スケジュール面もかなりタイトな目標でしたが、柔軟に対応していただけたのが有り難かったです。

社内でのKAKERUの評判はいかがですか？

スタッフからの肯定的な声がとても多いです。
以前はスタッフが動かない限り面接が進まない状態でしたが、今は事務所・学生間のシステム操作で完結できています。
面接日程を組む業務が事実上ほぼ無くなり、空いた時間でさまざまな取り組みができるようになりました。
学生がより自由に学びたいことを学べる仕組みの構築など、システム導入後、様々な部分で新しい取り組みが生まれており、導入して良かったと実感しています。

/VISION

これからのビジョン

今後、KAKERUで実現したいことはありますか？

さらに使いやすく改善することはもちろん、事務所様の利用率がまだ100％に達していないため、原因を深堀りして対策を打っていきたいと考えています。面接の機会が増えることが学生の可能性を広げることにつながるので、改善をし続けたいですね。

また、実は他にもやりたいことはたくさんあります。
他の業務、例えば履修登録などでもKAKERUを使えたら面白いと考えているので、業務改善やスクールとしての品質向上に向けて、もっと考えていきたいです。